Grandes empresas y conglomerados japoneses, como Toyota, Mitsubishi, Komatsu, entre otras, se han expandido a lo largo del mundo durante las últimas décadas. Incluso países como Chile sirven como sede para las filiales de importantes empresas en diversos sectores, ya sea automotriz, tecnología o minería. Si alguna vez llegas a trabajar en conjunto con una de estas empresas, hay ciertas reglas invisibles que debes conocer para evitar malos ratos. La cultura japonesa y la cultura chilena tienen sus similitudes, pero cuando se trata de negocios, hay muchos secretos por aprender para dominar la cortesía y la etiqueta japonesa. 

Tarjetas de presentación: un ritual de negocios

Cuando tuve a mi primera profesora japonesa en la universidad, lo primero que nos enseñó fue a intercambiar tarjetas de presentación. Primero, nos entregó unos trozos de papel, recortados muy prolijamente y de un color blanco perfecto, y nos pidió que escribiéramos dos datos: el nombre y la ocupación de cada uno. Luego, nos hizo acercarnos a nuestros compañeros de clase para intercambiar nuestras tarjetas. En ese momento parecía un poco extraño, pero pronto descubrí que se trataba de una tradición que aún se utiliza en las empresas japonesas: el meishi koukan.

Pero el meishi koukan no es tan solo un intercambio de tarjetas. Es la primera impresión entre dos personas y el principio de una relación de negocios, pero si se cometen errores en el ritual, bien podría ser el fin de la relación. Hay muchos detalles que se deben considerar para evitar ofender a los demás.

Aunque las tarjetas de presentación existen en todo el mundo, en Occidente es una práctica que se ha ido perdiendo con el tiempo. En la actualidad, es más fácil dirigir a posibles clientes o a trabajadores de otras empresas a un perfil de LinkedIn o algún sitio web. La internet y las redes sociales han hecho el contacto en los negocios mucho más fácil. Pero Japón es un país que, pese a su avance tecnológico, se aferra a sus tradiciones, por lo que una tarjeta de presentación se vuelve una necesidad cuando se trata de negocios con japoneses.

Cómo realizar un meishi koukan perfecto

Lo primero es entender qué es un meishi. Es una tarjeta de presentación que resume tu identidad en tu empresa en un espacio de 91 mm x 55 mm. El elemento más importante y visible es el logo de la compañía, que se encuentra ubicado en la parte superior de la tarjeta. Luego, por supuesto, tu nombre. En el caso de los japoneses, lo escriben en kanji, y también se incluye su furigana para asegurarse de una correcta pronunciación. En cambio, el meishi de un latino puede contener el nombre en romaji, es decir, en nuestro alfabeto, o en katakana, el alfabeto japonés para palabras extranjeras. Debajo del nombre va tu puesto y el departamento en el que desempeñas tus labores. Finalmente, se incluye el contacto de la empresa y el contacto del trabajador, como la dirección y el número de teléfono de la empresa y el correo electrónico del trabajador.

A continuación, te explicaré los puntos más importantes de este ritual. Estas son las reglas que debes seguir, sin peros, para causar una buena primera impresión a los posibles socios de negocios japoneses.

1. El trabajador de rango más alto es el primero en entregar su meishi. Digamos, por ejemplo, que están los gerentes de dos empresas junto a un empleado común y corriente. Primero, se intercambian tarjetas entre gerentes, y es el que visita el que comienza la interacción. Luego, un gerente entregará su tarjeta al empleado de piso de la otra empresa, quien debe reciprocar el gesto. Finalmente, los empleados de piso intercambian tarjetas. 
2. Las tarjetas se entregan y se reciben con ambas manos. Además, a este gesto se le suma la clásica reverencia japonesa. Cuando se entrega la tarjeta se acompaña de una breve introducción: “Un gusto conocerle.”
3. Las tarjetas se entregan con el texto visible para el receptor. La otra persona debe poder recibir tu tarjeta y leerla en el momento. Es allí cuando responden, “Un gusto conocerle, Juanito-san.”
4. Las tarjetas se deben mantener a la vista por el resto de la interacción. Ni pienses en meterla a tu bolsillo. Debes mantenerla en tus manos, o si están sentados ante una mesa, se deben dejar visibles en la mesa en el orden en el que sus dueños estén sentados.

Si quieres conocer los detalles de este ritual, te invito a leer este blog dedicado a extranjeros en Japón.

La jerarquía es cotidiana

Cuando vas a subir al ascensor en el trabajo, ¿piensas en tu rol dentro de la empresa? ¿O en tu posición en la jerarquía respecto a los demás usuarios del ascensor? Esta es una de las situaciones cotidianas en las que la jerarquía japonesa brilla.

Repasemos un poco. Cuando te subes al ascensor en otros países, de igual manera existe una etiqueta. Sostienes la puerta para que otros puedan subir, y te haces a un lado para dejar bajar a otras personas. Si el ascensor está muy lleno y quedas al lado del panel de control, seguramente preguntarás “¿A qué piso va?” para facilitar las cosas. Esto también ocurre en Japón, pero todo el proceso está fríamente calculado para respetar la jerarquía social.

Supongamos que vas de visita a una empresa japonesa, acompañando a tu jefe. Una vez que lleguen al ascensor, tu jefe será guiado hacia la parte trasera de este, mientras que tú deberás quedarte al frente. Además, un empleado japonés de piso se encargará de manejar el ascensor. No es tan solo la cortesía de preguntar a qué piso va, o de sostener la puerta; se trata de crear la experiencia más eficiente posible. Desde que se sube al ascensor, mantendrá la puerta abierta para que todos puedan subir sin problemas. Ya cuando estén todos dentro, el empleado cerrará la puerta de inmediato, para no retrasar a nadie. Será este empleado quien apriete el botón del piso al que va cada persona, y quien se asegurará de mantener la puerta abierta hasta que todos bajen.

Es un ritual practicado, sencillo y profundamente japonés. Ocurre cada día, cada vez que un japonés toma un ascensor, y aún así nunca se deja de lado la jerarquía y el respeto por los demás.

El lugar de honor

Es muy común en los espacios japoneses que exista un lugar de honor, en el que se ubicarán los maestros, los más sabios y experimentados. En el caso de una empresa, se trata de los jefes. En el ascensor, el lugar de honor es el fondo, en donde se puede viajar tranquilamente, sin necesidad de moverse para dejar pasar a los demás. Pero, ¿y en las oficinas o en las salas de reuniones?

Se distinguen 2 tipos de asiento: kamiza (上座), el lugar privilegiado, y shimoza (下座), el lugar menos privilegiado. Shimoza puede ser el asiento más cercano a la puerta o bien el más incómodo. En el caso del ascensor del que ya hemos hablado, el lugar de quien lo controla se considera shimoza. Y en un taxi, shimoza sería el que se va sentado al lado del conductor, dando indicaciones. Kamiza, en cambio, es el lugar al fondo del ascensor, el asiento más alejado de la puerta, o el asiento desde el que se puede apreciar la vista por la ventana.

Además, existe todo un rango de asientos privilegiados entre kamiza y shimoza. Por ejemplo, un lugar a la izquierda se considera superior a uno a la derecha. Es decir, en el ascensor, el lugar al fondo a la izquierda es más privilegiado que al fondo a la derecha, y a su vez, al frente a la izquierda es mejor que al frente a la derecha. Las decoraciones o elementos de la habitación también influyen en la jerarquía. Un asiento frente a una ventana o un cuadro es mejor que el que le da la espalda. O en una habitación tradicional japonesa, el lugar más cercano al tokonoma (un espacio elevado y sagrado) será más privilegiado.

En resumen, los de mayor rango se sientan más lejos de la puerta, más cerca de la decoración, y con preferencia al lado izquierdo. Los de menor rango van cerca de la puerta, lejos de la decoración y al lado derecho.

Nomikai: ¿fuera de los negocios?

Todos conocemos el happy hour, esas horas en la que los oficinistas salen del trabajo y van a tomar un trago o dos con amigos o compañeros de trabajo. Especialmente cuando se sale con compañeros de trabajo, se vuelve una buena manera de conocer a las personas con las que pasas gran parte del día. El contexto relajado y la presencia del alcohol hacen que el happy hour sea una oportunidad perfecta para estrechar lazos y tal vez pasar de solo-compañeros a amigos en el trabajo.

Ahora, imagina que fuera más bien obligatorio. Y que tu jefe está ahí. Eso es, más o menos, el nomikai japonés. Una obligación del trabajo presentada como un rato de diversión.

Las oficinas japonesas son conocidas por tener equipos cercanos y con mucha confianza entre ellos. Esto se logra gracias al nomikai, una reunión para beber después del trabajo. Como muchas otras costumbres japonesas, se trata de un ritual utilizado para estrechar lazos y romper el hielo con tus compañeros de trabajo.

Son un poco distintos del happy hour. En primer lugar, los japoneses, pese a su fama por ser corteses y tranquilos, se liberan por completo en un nomikai. La idea es emborracharse con el jefe y dejar la vergüenza de lado. Salir a emborracharse con el jefe puede sonar poco profesional, pero los japoneses no lo ven de esa manera. Incluso está mal visto rechazar la invitación a beber. Es casi como una actividad extracurricular obligatoria.

Qué hacer en un nomikai

A los japoneses les gusta beber, es por eso que les gusta tanto el nomikai. Durante un tiempo, habían perdido popularidad ya que los jefes temían ser acusados de actuar inapropiadamente en estas situaciones, pero pronto volvieron por una simple razón: a los empleados les gustaba. Los empleados jóvenes se sentían excluidos en la ausencia de los nomikai, e incluso llegaron a crear el término “nomunicación” para referirse a la conexión y a la cercanía que fomentaban los nomikai.

En la actualidad, si no quieres asistir puedes decir que no, y nadie te dará problemas. La cultura ha cambiado y las prácticas de presionar a los empleados para salir a beber están quedando en el pasado. Por otro lado, si aceptas ir, ten en cuenta lo siguiente:

• Nunca tendrás que rellenar tu propio vaso, porque parte de la interacción es ir sirviendo la bebida de la persona de al lado. Además, los empleados más jóvenes suelen encargarse de rellenar el vaso de sus superiores. Es una forma en que aún se observa la jerarquía en un contexto informal.
• Evita hablar de temas polémicos. La idea es pasar un buen rato, así que los temas polémicos y pesados se suelen evitar. El trabajo en sí tampoco es un tema común, más bien se habla de hobbies, se cuentan historias graciosas y anécdotas personales. (Pero no tan personales. Recuerda que los tienes que ver en el trabajo mañana.)
• Si te quieres ir temprano y no quedar mal, es mejor usar una excusa. En general, los japoneses no suelen ser directos, así que es mejor embellecer un poco la verdad para evitar ofender a alguien. Por ejemplo, si te quieres ir porque ya te aburriste de beber, o estás muy cansado, te podrían ver como un aguafiestas. Es mejor una excusa socialmente aceptable como “Lo siento, necesito tomar el tren.”, una reverencia y muchas gracias, y te puedes ir sin problemas.

¿Quieres aprender más sobre etiqueta japonesa que te ayudará en tus negocios? Puedes encontrar más información en nuestro blog sobre el enigmático arte del kuuki wo yomu.